ALGEMENE PRIVACYVERKLARING LEDEN

FOS OPEN SCOUTING VZW, DOLFIJN DIEPENBEEK VZW en 263° FOS DOLFIJN

Versie 23 mei 2018

 

FOS Open Scouting vzw, Dolfijn Diepenbeek VZW en 263° FOS Dolfijn hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en het respecteren van uw privacy. Als ledenorganisatie verwerken we uw persoonsgegevens uiteraard enkel voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt op basis van de lidmaatschapsovereenkomst bij onze scoutsbeweging als gevolg van uw inschrijving als lid en om u op de hoogte te houden van onze activiteiten. Deze vorm van ledenbeheer is het gevolg van onze contractuele relatie die ontstond bij uw inschrijving als lid van FOS Open Scouting vzw.

 

Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens, of via de lokale eenheidssecretaris of -leid(st)ers.

FOS OPEN SCOUTING vzw                               Dolfijn Diepenbeek VZW/263° FOS Dolfijn

Kortrijksesteenweg 639                                    Kloosterstraat 1 Bus 4

9000 Gent                                                            3590 Diepenbeek

privacy@fosopenscouting.be                          privacy@scoutsdiepenbeek.be

               

WAAROM VERWERKEN WIJ PERSOONSGEGEVENS?

Uw persoonsgegevens worden door ons verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

• Om u (en/of uw ouders) te informeren over (activiteiten van) onze organisatie (vb. via nieuwsbrieven, uitnodigingen,…).
• Om u correct te verzekeren tijdens de deelname aan deze activiteiten en om aangifte te doen van een eventueel ongeval.
• Om uw (groot)ouders/voogd te contacteren in geval van nood.
• Voor het versturen van uitnodigingen en nieuwsbrieven relevant aan het lidmaatschap.
• Het bekomen van subsidiëring of (materiële) steun door een overheid.
• Om adequaat te kunnen handelen bij een ongeval en om de nodige (medische) zorgen te voorzien.

 

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens vragen

• Persoonlijke identiteitsgegevens van het aangesloten lid: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail.
• Persoonlijke identiteitsgegevens van minstens één van de ouders/voogd: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail.
• Persoonlijke kenmerken van het aangesloten lid: geslacht, geboortedatum, nationaliteit.
• Gezondheidsinformatie van het aangesloten lid: contactinfo huisarts (naam, telefoon, adres), melding actuele (besmettelijke) ziektes, inname geneesmiddelen, allergieën, diëten, vaccinatie tetanus, bloedgroep, mogelijkheid deelname trektochten en sport-, spel- en zwemactiviteiten.
• Contactgegevens te contacteren persoon in geval ouders onbereikbaar blijken: naam, GSM, adres, link tot het lid.

 

WAAROM VERWERKEN WIJ BEELDMATERIAAL?

Gedurende de activiteiten worden vaak foto’s en video’s genomen om terug te blikken op deze activiteiten, om ouders de kans te geven mee te genieten van het spelplezier van hun kinderen en ter promotie van Scouting. Bij de (her)inschrijving (als lid) wordt toestemming gevraagd voor het maken en het delen van foto’s en video’s via onze nieuwsbrieven, website en sociale media-kanalen waarop je in close up te zien bent (portretrecht).

Deze toestemming is uiteraard steeds te herzien. Mocht je merken dat er volgens jou ongepaste beelden gedeeld werden, kan je ons steeds vragen deze te verwijderen.

 

VERSTREKKEN WE GEGEVENS AAN DERDEN?

FOS Open Scouting verkoopt jouw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend aan derden verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze lidmaatschapsovereenkomst met jou (zie bovenstaande doeleinden) of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. FOS Open Scouting blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Om dit wat concreter te maken geven we graag enkele voorbeelden mee van derden die (delen van) uw gegevens kunnen verkrijgen: de IT-firma die ons online ledenplatform onderhoudt, onze verzekeringsmaatschappij en -makelaar, overheidsinstanties (bv. lokale gemeente of kampgemeente), … Bij gezondheidsrisico’s proberen we – samen met jou – de arts (of apotheker) een zo volledig mogelijk beeld te schetsen die hen moeten toelaten een correcte diagnose te stellen. In dit geval worden naast enkele persoonsgegevens ook de nodige ter beschikking gestelde medische gegevens doorgespeeld.

Ook andere dienstverleners die we op tijdelijke basis contracteren, vragen vaak een deelnemerslijst op. Dit is bijvoorbeeld het geval voor de jeugdverblijfcentra of kampterreinen die we boeken of een gespecialiseerde firma die we inhuurden om met onze verkenners te gaan raften. In deze gevallen blijven de persoonsgegevens doorgaans beperkt tot naam, voornaam en geboortedatum/jaar.

Uiteraard blijven we er steeds voor waken dat gegevens die we in deze gevallen delen met derden beperkt is tot wat noodzakelijk wordt geacht voor de dienstverlening die deze derden verschaffen.

 

WELKE BEWAARTERMIJNEN HANTEREN WE?

We bewaren enkele contactgegevens voor onbepaalde duur. Niet om je na het einde van je lidmaatschap nog continu te blijven informeren, maar om je eventueel nog te kunnen uitnodigen voor reünies of jubilea. Verder worden je gegevens louter voor statistische doeleinden gebruikt (vb. schommeling ledenaantallen, man-vrouw verhoudingen, gemiddelde leeftijd…).

 

Een aantal zaken worden bewust via formulieren opgevraagd en kennen een beperkte levensduur. Zo worden gegevens doorgespeeld via ‘medische fiches’ niet digitaal geregistreerd en na maximum één jaar vernietigd.

 

OP WELKE WIJZE WORDEN UW GEGEVENS BEVEILIGD?

Persoonsgegevens bewaren we hoofdzakelijk in ons online ledenplatform. De toegang tot dit platform is beperkt tot maximaal de leid(st)ers van je lokale scoutseenheid en enkele nationale vrijwilligers en beroepskrachten. Elke eenheid bepaalt zelf hoeveel leid(st)ers toegang hebben tot je gegevens. Elke persoon die toegang heeft, beschikt over een individuele login en wachtwoord.

Voor de beveiliging van uw gegevens in onze online databank werken we samen met een gespecialiseerde firma die instaat voor onze infrastructuur en onze informatiesystemen.

 

Het is mogelijk dat voor bepaalde activiteiten (bijvoorbeeld kampen) meerdere leid(st)ers gegevens met elkaar uitwisselen. Zij zijn er zich van bewust dat ze dit met de nodige zorgzaamheid dienen te doen en deze bestanden niet langer dienen te bewaren dan nodig.

 

Gevoelige informatie zoals opgevraagd via de medische fiches worden niet digitaal ontsloten. Deze worden op een beperkt toegankelijke plek bewaard op papier, en dit voor een periode van maximaal één jaar.

 

UW RECHTEN OMTRENT UW GEGEVENS

U hebt recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Indien een vraag gesteld wordt tot het verwijderen van alle persoonlijke identiteitsgegevens van het aangesloten lid betekent dit ook het einde van het lidmaatschap.

Bovenaan dit privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen. Wij kunnen u vragen om u te identificeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

 

WIJZIGING PRIVACY STATEMENT

FOS Open Scouting vzw kan haar privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.